メンズエステの顧客管理｜NG・出禁の見落とし防止とリピーターを増やす方法（紙・Excel・システム比較）
「前にトラブルがあったお客様の予約を、別の受付スタッフがうっかり受けてしまった」——顧客管理が紙やメモに分かれていると、こうした事故は防ぎにくくなります。この記事では、メンズエステの顧客管理で記録しておきたい項目、NGや出禁の情報を受付で確実に確認する方法、紙・Excel・LINE・顧客管理システムの比べ方、そして個人情報を扱うときの注意点をまとめます。
顧客管理で記録しておきたい項目
| 項目 | 使いみち |
|---|---|
| 電話番号 | お客様を特定するいちばん確実な手がかり。予約の電話で検索するときに使う |
| お名前（予約名） | 予約表の表示や、確認の連絡で使う |
| 利用回数・最終来店日 | 常連かどうかの判断や、しばらく来ていないお客様へのご案内に使う |
| 指名しているセラピスト | 予約時の案内や、出勤日のご案内に使う |
| NGセラピスト | お客様側・セラピスト側のどちらかが避けたい組み合わせ。案内の間違いを防ぐ |
| 状態（通常・要注意・出禁） | 受付の判断をそろえるために使う |
| 店舗用メモ・セラピスト用メモ | 共有してよい範囲でメモを分ける |
項目を増やしすぎると入力が続かなくなります。まずは電話番号・名前・NG・状態の4つを確実に残すことから始めましょう。
NG・出禁を受付で見落とさない方法
NGや出禁の情報は、記録してあっても予約を受けるその瞬間に目に入らなければ意味がありません。見落としを防ぐには、次の仕組みが有効です。
- 電話番号で検索する習慣をつける：名前は偽名や表記ゆれがあるため、電話番号で照合するのが確実です
- 予約入力の画面で警告が出るようにする：別の画面を開かないと分からない状態では、忙しいときに確認が漏れます
- 出禁の予約はそもそも登録できないようにする：受付スタッフの判断に任せず、仕組みで止めます
- NGセラピストを選ぶと確認が出るようにする：他の受付スタッフが入力した場合でも同じように気づけます
メモの書き方：事実を短く
顧客メモは、書いた本人以外のスタッフも読みます。次の点を意識すると、読み手が判断しやすく、トラブルの元にもなりにくいメモになります。
- 事実を書く：「感じが悪い」ではなく「予約時間に20分遅れて連絡なし（10/3）」のように、いつ・何があったかを書く
- 日付を入れる：古い情報か新しい情報かが分かるようにする
- 共有範囲を分ける：セラピストに伝えてよい内容と、店舗内だけで扱う内容を分ける
- 人物評価や差別的な表現を書かない：お客様から開示を求められる可能性もあることを前提に書く
顧客管理の方法を比較：紙・Excel・LINE・顧客管理システム
メンズエステの顧客管理は、店舗の規模や受付の人数によって向いている方法が変わります。よく使われる4つの方法を、受付の実務で困りやすい点から比べると次のとおりです。
| 方法 | よい点 | 困りやすい点 |
|---|---|---|
| 紙の台帳・ノート | 費用がかからず、すぐ始められる | 電話番号で探すのに時間がかかる。店舗の外から確認できない。紛失・持ち出しのリスク |
| Excel・スプレッドシート | 検索や並べ替えができる。項目を自由に増やせる | 予約表と別の画面なので、予約を受けるその場でNG・出禁に気づきにくい。同時編集で上書きが起きやすい |
| LINEのトーク・ノート | スタッフ間ですぐ共有できる | 情報が流れて探せなくなる。退職したスタッフの手元に残る。個人情報の管理として不安が残る |
| 顧客管理システム（予約システムと一体のもの） | 電話番号の入力で過去の利用やNG・出禁が自動で出る。スタッフごとにログインできる | 月額の費用がかかる。最初にデータを移す手間がある |
受付が1人で、予約も1日数件なら、Excelでも回せます。受付スタッフが2人以上いる、または系列店があるなら、予約の入力と顧客情報が同じ画面でつながっている方法を選ぶと、NGや出禁の見落としが起きにくくなります。
顧客管理システムを選ぶときの確認ポイント
予約システムに付いている顧客管理を選ぶときは、次の点を無料のお試しで実際に確かめておくと安心です。
- 電話番号で照合できるか：予約を入力するときに、電話番号から過去のお客様が自動で出てくるか
- NG・出禁が予約の画面で分かるか：顧客の詳細を開かなくても、予約を入れる途中で警告が出るか
- お客様ごとのNGセラピストを登録できるか：「このお客様にはこのセラピストを案内しない」を仕組みで止められるか
- 今のデータを取り込めるか：ExcelやCSVの顧客リストを、利用回数や最終来店日ごと移せるか
- データを書き出せるか：将来システムを変えるときに、CSVなどで顧客データを持ち出せるか
- スタッフごとにログインできるか：誰が受けた予約か分かり、退職したスタッフのアクセスを止められるか
予約システム全体の選び方はメンズエステの予約システムの選び方で、主なシステムの違いは予約システムの比較でまとめています。
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リピート率の出し方と見方
リピーターを増やすには、まず今のリピート率を数字でつかむことから始めます。よく使われる出し方は次の2つです。
| 指標 | 出し方 | 分かること |
|---|---|---|
| 新規のお客様の再来率 | ある月に初めて来店したお客様のうち、その後2回目の来店があった人の割合 | 初回の接客や案内が、次の来店につながっているか |
| セラピスト別のリピート率 | そのセラピストが担当した予約のうち、同じお客様が同じセラピストに2回目以降で来店した予約の割合 | 指名につながる接客ができているか。新人の育成の目安 |
数字を見るときは、次の点に気をつけると判断を誤りにくくなります。
- 期間をそろえて比べる：先月と今月、同じ長さの期間で比べる
- 件数が少ないうちは決めつけない：担当が数件のセラピストは、1人の来店で割合が大きく動きます
- 電話番号で名寄せしてから数える：同じお客様が別の名前で登録されていると、リピートが新規に数えられてしまいます
日々の売上とあわせた数字の見方は売上管理の記事でまとめています。
リピートにつなげる使い方
顧客管理は、トラブルを防ぐためだけのものではありません。リピートを増やすためにも使えます。
- 指名しているセラピストの出勤日を案内する：「〇〇が明日出勤します」の一言が次の予約につながります
- しばらく来ていないお客様に声をかける：最終来店日から一定期間たったお客様を探して、ご案内を送ります
- 前回の内容を踏まえて案内する：前回のコースやオプションが分かれば、提案がしやすくなります
なお、ご案内のメッセージを送るときは、お客様が受け取りに同意しているか（LINEの友だち追加など）を確認し、配信の頻度にも気をつけましょう。
個人情報を扱うときの注意点
電話番号や来店履歴は個人情報にあたり、事業者として適切に扱う必要があります。基本的な考え方は次のとおりです（詳しくは個人情報保護委員会のガイドラインや専門家に確認してください）。
- 利用目的を決めて、お知らせする：予約管理や連絡のために使うことを、ホームページなどで公表しておく
- 必要な人だけが見られるようにする：スタッフごとにログインし、退職したスタッフのアクセスはすぐに止める
- 紙やスマホの写真で持ち歩かない：顧客リストのスクリーンショットをLINEで回すような運用は避ける
- 他の店舗と情報を共有するときは注意する：出禁の情報であっても、他の事業者へ提供するには原則としてご本人の同意などが必要になります
ESTHE ONE（エステワン）での顧客管理
- 電話番号で自動照合：予約入力で電話番号を入れると、既存のお客様なら名前・利用回数が表示されます
- 要注意・出禁の表示：要注意のお客様は予約入力の画面で警告が出て、出禁のお客様は予約を登録できません
- NGキャスト：お客様ごとのNGセラピストを選ぶと、登録前に確認が出ます
- メモの使い分け：店舗用メモとキャスト用メモを分けて記録できます
- スタッフ別ログイン：スタッフごとにログインでき、予約の受付担当も記録されます
- CSVの取り込み・書き出し：今お使いの顧客リストをCSV・Excelから取り込め、来店回数・最終来店日も引き継げます。顧客一覧はCSVで書き出せます
- ご無沙汰のお客様へのご案内：LINE一斉配信で「再来のお誘い」を選ぶと、AIが文面の候補を作ります
- キャスト別リピート率：レポートで、セラピストごとのリピート率（同じお客様が同じセラピストに2回目以降で来店した割合）を確認できます
よくある質問
顧客管理はExcelでも十分ですか？
記録するだけならExcelでも可能です。ただ、予約を受けるその場でNGや出禁に気づけるかが大切なので、予約の入力と顧客情報が同じ画面でつながっている方が見落としを防げます。
顧客管理システムに乗り換えるとき、今のデータはどうすればいいですか？
多くのシステムはCSVでの取り込みに対応しています。今の台帳やExcelを、電話番号・名前・NG・状態の列がそろった表に整えておくと、移行がスムーズです。エステワンでは取り込みの作業もお手伝いしています。
リピート率はどれくらいを目指せばいいですか？
エリアや客層、料金帯によって大きく変わるため、一律の目安はありません。他店の数字と比べるより、自店の先月・今月の数字や、セラピストごとの差を見て、改善できるところを探すのがおすすめです。
偽名で予約するお客様はどう管理すればいいですか？
名前ではなく電話番号をキーにして管理するのが基本です。同じ電話番号なら名前が違っても同じお客様として扱えます。
出禁のお客様の情報を系列店と共有してもいいですか？
同じ事業者の中での共有と、別の事業者への提供では扱いが異なります。別の事業者へ提供する場合は、原則としてご本人の同意などが必要です。運用を決める前に専門家に確認することをおすすめします。
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